ANALISIS
SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT. SINAR BESI
ABSTRAK
Pada suatu perusahaan sistem
akuntansi sangatlah berperan. Peranan sistem akuntansi dalam suatu perusahaan
berkaitan dengan aktivitas pengendalian internal yang dilakukan oleh perusahaan
tersebut. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah sistem akuntansi
penggajian yang telah dilaksanakan pada PT. Sinar Besi telah sesuai dengan
sistem pengendalian intern yang baik. Untuk mengetahui hal tersebut, maka
penulis mendeskripsikan tata cara penggajian pada PT. Sinar Besi dalam bentuk
sistem akuntansi penggajian dengan menggunakan flowchart (bagan alir), kemudian
menganalisisnya. Dari observasi yang dilakukan penulis dapat diketahui bahwa
sistem akuntansi penggajian pada PT. Sinar Besi terdiri dari empat prosedur
yaitu prosedur bagian pencatatan waktu,
bagian utang, bagian kassa, dan bagian kartu biaya. Sistem akuntansi
penggajian tersebut kurang sesuai dengan unsur pokok sistem pengendalian intern
karena memiliki beberapa kelemahan yaitu perangkapan tugas pada beberapa bagian
dan pengarsipan maupun pencatatan masih dilakukan secara manual. Oleh karena
itu, diusulkan adanya enam prosedur pada sistem akuntansi penggajian yaitu
prosedur bagian pencatatan waktu, bagian gaji, bagian utang, bagian kassa,
bagian jurnal, dan bagian akuntansi biaya.
Kata
Kunci: Sistem Akuntansi, Penggajian
PENDAHULUAN
Seiring
dengan perkembangan zaman yang global dewasa ini, banyak ditemukan
ketidaksesuaian standar operasional perusahaan dengan sistem pengendalian
intern yang seharusnya. Semakin meningkatnya persaingan di dunia usaha secara
langsung menuntut pihak manajemen perusahaan untuk lebih berperan aktif dalam
mengembangkan usahanya. Pengembangan perusahaan dapat terwujud apabila segala
yang terlibat dalam perusahaan tersebut telah berjalan dengan efektif.
Keefektifan kegiatan perusahaan berhubungan dengan prosedur yang ada dalam
perusahaan. Jika prosedur antar bagian telah terintegrasi sesuai dengan standar
operasional perusahaan, maka keefektifan dapat terwujud.
Prosedur-prosedur
akan membentuk suatu sistem. Sistem yang baik dapat tercipta dari tata
pengelolaan operasional perusahaan yang baik. Apabila tata kelola perusahaan
belum disiplin, maka sudah dipastikan perusahaan itu akan bangkrut seiring
dengan perkembangan zaman. Hal tersebut dikarenakan perusahaan tersebut tidak
melakukan transformasi seiring dengan perkembangan zaman.
Sistem informasi akuntansi merupakan
salah satu sistem yang sangat berperan dalam perusahaan. Dengan adanya sistem
informasi akuntansi dapat memperbaiki jalannya kegiatan operasional. Sistem
informasi akuntansi yaitu suatu sistem yang memberikan gambaran mengenai
informasi yang ada pada perusahaan tersebut. Sistem informasi akuntansi yang
dimaksud terdiri dari formulir, jurnal, buku besar, buku pembantu dan laporan.
PT. Sinar
Besi merupakan perusahaan yang bergerak dalam pengolahan besi dan baja.
Perusahaan ini mempunyai empat prosedur dalam sistem penggajiannya yaitu
prosedur bagian pencatatan waktu, bagian
utang, bagian kassa, dan bagian kartu biaya. Semua kegiatan yang ada pada
perusahaan ini masi dilakukan secara manual. Karyawan yang bekerja pada
perusahaan ini berjumlah banyak, sehingga dirasakan perlu untuk mengetahui
bagaimana sistem penggajian karyawan yang telah ada pada perusahaan ini.
TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian Sistem
“Sistem diartikan sebagai suatu
kesatuan yang terdiri dari interaksi elemen-elemen (dikatakan sub-sistem) yang
berusaha mencapai tujuan tertentu.” Narko (2007: 1)
“Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut
pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.” Mulyadi (2008:
5)
“Sistem adalah kumpulan dari
elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”
Puspitawati dan Anggadini (2011: 2)
“Sistem
adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan
dan saling berinteraksi untuk mencapai tujuan”. Sistem memiliki subsistem di
dalamnya, yang melakukan fungsi khusus untuk mendukung sistem (Romney, Marshall
& Steinbart, 2000 : 112).
Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut Narko (2007: 3), Sistem
akuntansi pada umumnya diartikan sebagai jaringan yang terdiri dari
formulir–formulir, catatan–catatan, prosedur-prosedur, alat-alat, dan sumber
daya manusia dalam rangka menghasilkan informasi pada suatu organisasi untuk
keperluan pengawasan, operasi, maupun untuk kepentingan pengambilan keputusan
bisnis bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
Menurut Mulyadi (2008: 3), Sistem akuntansi adalah
organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa
untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan.
Tujuan
Penyusunan Sistem Akuntansi
Pada umumnya sistem akuntansi disusun untuk dapat memenuhi
tiga macam tujuan yaitu :
1.
Untuk meningkatkan kualitas
informasi yang dihasilkan sistem. Informasi, khususnya informasi akuntansi
dianggap memiliki kualitas tinggi bila informasi yang bersangkutan: relevan,
tepat waktu, mempunyai daya banding, dapat diuji kebenarannya, mudah
dimengerti, dan lengkap
2.
Untuk meningkatkan pengendalian
akuntansi dan cek internal. Sistem akuntansi harus dapat memberi jaminan bahwa
informasi akuntansi yang dihasilkannya dapat diandalkan. Selain itu sistem
akuntansi harus menyediakan catatan-catatan yang lengkap sedemikian rupa
sehingga terjamin pertanggungjawaban keamanan harta milik organisasi.
3.
Untuk menekan biaya klerikal untuk
menyelenggarakan catatan-catatan.
Dalam hal ini harus diingat bahwa tujuan butir 1 dan 2 harus
dicapai
dengan pertimbangan biaya yang masuk akal.
Gaji
Menurut Haryono Jusup (2003:239) istilah gaji sebenarnya meliputi
semua gaji yang dibayarkan perusahaan kepada karyawannya. Para manajer, pegawai
administrasi, dan pegawai penjualan, biasanya mendapatkan dari perusahaan yang
jumlahnya tetap. Tarip gaji biasanya dinyatakan dalam gaji per bulan .
Menurut Mulyadi (2008:373) , “Gaji umumnya merupakan pembayaran
atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang
jabatan manajer dan umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan. Sedangkan
upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh
karyawan pelaksana (buruh) dan upah umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja,
jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan sehingga
pembayaran tidak tetap per bulan.”
Pengendalian Intern
Pengertian Pengendalian Intern
Menurut Romney dan Steinbart (2003:165)
menjelaskan pengendalian intern sebagai berikut : “ Pengendalian intern adalah
rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset,
memberikan informasi yang akurat dan handal, mendorong dan memperbaiki jalannya
organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan
“.
Mulyadi (2008:180), mengatakan bahwa pengertian
pengendalian intern merupakan suatu proses yang dijalankan oleh dewan
komisaris, manajemen, dan personel lain yang didesain untuk memberikan
keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini : 1)
Keandalan pelaporan keuangan 2) Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang
berlaku 3) Efektifitas dan efisiensi operasi.
Tujuan Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2008:163) tujuan sistem
pengendalian intern menurut definisinya mempunyai empat tujuan diantaranya: 1)
Menjaga kekayaan organisasi, 2) Mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, 3) Mendorong efisiensi, 4) Mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen.
Unsur
pokok sistem pengendalian intern
1.
Struktur organisasi yang memisahkan
tanggung jawab fungsional secara tegas.
2.
Sistem wewenang dan prosedur
pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang,
pendapatan dan biaya.
3.
Praktik yang sehat dalam
melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan
tanggung jawabnya.
METODE PENELITIAN
Objek Penelitian
Objek
dari penelitian ini adalah PT. Sinar Besi yang beralamat di jalan Dasa Dharma
Blok C12 No.4, Bekasi
Data/Variabel
Data yang digunakan dalam penelitian yaitu data primer. Data
primer yaitu
data berupa keterangan–keterangan dari bagian–bagian yang
terkait, seperti sistem
akuntansi pada PT. Sinar Besi
Alat Analisis yang Digunakan
Alat analisis yang digunakan yaitu
berupa flowchart (bagan alir) dengan cara mendeskripsikannya.
Metode Pengumpulan Data
Adapun metode-metode yang digunakan untuk mengumpulkan data
yang diperlukan dalam penulisan ilmiah ini, antara lain sebagai berikut :
a.
Wawancara
Dalam metode pengumpulan data ini
dilakukan dengan cara berdialog secara langsung dengan manajer dan pegawai PT.
Sinar Besi untuk memperoleh data–data yang diperlukan.
b.
Observasi
Dalam metode ini, penulis mengamati
secara langsung kegiatan–kegiatan yang sedang berjalan pada UJKS. Koperasi
Alkamil Nusantara khususnya bagian yang terlibat dalam penjualan kredit
PEMBAHASAN
Alir Dokumen Penggajian Yang Sedang Berjalan Pada PT. Sinar
Besi
Bagian Pencatat Waktu
Gambar 1 Alir Dokumen Sistem Penggajian Yang Sedang Berjalan
Pada Bagian Pencatat Waktu
Sumber : PT. Sinar Besi
Bagian Utang
Gambar 2 Alir Dokumen Sistem Penggajian Yang Sedang Berjalan
Pada Bagian Utang
Sumber : PT. Sinar Besi
Bagian
Kassa
Gambar 3 Alir Dokumen Sistem Penggajian Yang Sedang Berjalan
Pada Bagian Kassa
Sumber : PT. Sinar Besi
Bagian Kartu Biaya
Gambar 4 Alir Dokumen Sistem Penggajian Yang Sedang Berjalan
Pada Bagian Kartu Biaya
Sumber : PT. Sinar Besi
DOKUMEN-DOKUMEN YANG DIGUNAKAN:
1. Kartu Hadir (KH)
2. Daftar Hadir (DH)
3. Rekapitulasi Cuti (RC)
4. Daftar Gaji (DG)
5. Surat Pernyataan Gaji (SPG)
6. Rekap Daftar Gaji (RDG)
7. Kartu Penghasilan Karyawan (KPK)
8. Bukti Kas Keluar (BKK)
9. Voucher
Analisis Sistem Akuntansi Penggajian
Kelebihan Sistem Akuntansi Penggajian
Pada
PT. Sinar Besi memiliki beberapa kelebihan sistem akuntansi yang sudah berjalan
adalah sebagai berikut :
1.
Sebelum menguangkan cek ke Bank
untuk dicairkan, bagian kassa meminta tanda tangan terlebih dahulu kepada
karyawan yang bersangkutan, hal tersebut menunjukkan praktik yang sehat (salah
satu unsur pokok sistem pengendalian intern) karena transparan kepada karyawan.
2.
Pada saat pembagian gaji meminta
tanda tangan kepada karyawan sebagai bukti bahwa gaji telah diambil, hal
tersebut menunjukkan praktik yang sehat (salah satu unsur pokok sistem
pengendalian intern) karena transparan kepada karyawan.
3.
Pada saat otorisasi penggajian
berjalan efektif karena bagian kassa membubuhkan cap lunas pada Bukti Kas
Keluar, Daftar Gaji, dan Rekap Daftar Gaji.
Kelemahan Sistem Akuntansi
Penggajian
1.
Struktur Organisasi
Adanya kerangkapan
pekerjaan pada beberapa bagian yaitu sebagai berikut:
-
Bagian pencatat waktu membuat Daftar
Gaji dan Rekap Daftar Gaji, seharusnya pembuatan Daftar gaji dan Rekap Daftar
Gaji dilakukan oleh Bagian Gaji, sehingga pada sistem akuntansi penggajian
perlu ditambahkan bagian gaji.
-
Adanya kerangkapan pekerjaan pada
bagian Kartu Biaya, sehingga diharuskan adanya pemisahan bagian menjadi Bagian
Kartu Biaya dan Bagian Akuntansi.
Untuk mengatasi perangkapan tugas tersebut,
selain bagian-bagian lama yang perlu dikoreksi, ada bagian-bagian baru yang
perlu ditambahkan dalam sistem akuntansi penjualan kredit UJKS. Koperasi
Alkamil Nusantara yaitu Bagian Gaji dan Bagian Akuntansi.
2.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Pencatatan jurnal dilakukan oleh bagian Kartu Biaya. Menurut
SPI pencatatan Jurnal dilakukan oleh bagian Akuntansi.
Alir Dokumen Sistem Akuntansi
Penggajian Yang Diusulkan
Gambar 6
Alir Dokumen Sistem Penggajian Yang Diusulkan Pada Bagian Utang
Gambar
7 Alir Dokumen Sistem Penggajian Yang Diusulkan Pada Bagian Kassa
Gambar 8
Alir Dokumen Sistem Penggajian Yang Diusulkan Pada Bagian Akuntansi
Gambar 9
Alir Dokumen Sistem Penggajian Yang Diusulkan Pada Bagian Kartu Biaya
PENUTUP
Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang dapat
diberikan penulis antara lain sebagai berikut:
1.
Sistem akuntansi penggajian yang
sedang berjalan pada PT. Sinar Besi terdiri dari empat prosedur yaitu prosedur
bagian pencatatan waktu, bagian utang,
bagian kassa, dan bagian kartu biaya.
2.
Sistem akuntansi penggajian pada PT.
Sinar Besi berjalan kurang efektif dikarenakan sistem tersebut kurang sesuai
dengan unsur pokok sistem pengendalian intern. Ketidaksesuaian tersebut
berkaitan dengan beberapa kelemahan dalam prosedur penjualan kredit yaitu
perangkapan tugas pada beberapa bagian, dalam prosedur pencatatan terdapat
beberapa bagian yang kurang, pada pengarsipan dan pencatatan masih dilakukan
secara manual dan kurangnya pengawasan dari pimpinan sehingga bagian Gaji hanya
menerima laporan penggajian dari bagian yang terkait.
3.
Sistem akuntansi penggajian pada PT.
Sinar Besi perlu adanya perbaikan guna meningkatkan mutu usaha. Perbaikan dalam
sistem akuntansi yang dimaksud yaitu menerapkan struktur organisasi yang
memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas dalam rangka mencegah
terjadinya perangkapan tugas, mengadakan penambahan bagian dalam sistem
penggajian yang didukung oleh penambahan jumlah karyawan untuk masing-masing
bagian dalam rangka menambah beberapa bagian yang kurang dalam prosedur
pencatatan, pada pengarsipan, pimpinan harus melakukan pengawasan intern yang
memadai untuk mencegah kecurangan-kecurangan dan penyalahgunaan asset untuk
gaji karyawan.
Saran
Untuk
memperbaiki kekurangan dalam sistem penggajian PT. Sinar Besi, penulis
memberikan saran-saran sebagai berikut:
1.
Usulan terhadap perancangan sistem
akuntansi untuk PT. Sinar Besi agar dapat dipakai untuk mewakili semua
informasi yang ada selama perusahaan
tersebut berjalan guna sebagai dasar pengambilan keputusan.
2.
Pemisahan tugas dan tanggung jawab
setiap bagian harus jelas sehingga tidak terjadi perangkapan tugas lagi.
3.
Penambahan karyawan untuk setiap
bagian yang diusulkan.
4.
Pengawasan intern oleh pimpinan
harus ditingkatkan pada setiap tahap dalam proses penggajian karyawan di PT.
Sinar Besi.
DAFTAR PUSTAKA
Narko. 2007. Sistem Akuntansi. Yayasan Pustaka Nusatama.
Yogyakarta.
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Salemba Empat. Jakarta.
Jusup, Haryono, 2003. Dasar-dasar Akuntansi. Yogyakarta: STIE
YKPN.
Romney, B. Marshall. 2004. Accounting Information Systems. Ninth
Edition. New Jersey : Prentice Hall.
Puspitawati, Lilis dan Anggadini, Sri Dewi. 2011. Sistem
Informasi Akuntansi.
Graha Ilmu. Yogyakarta.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar